NISNA OPTIMEDIA

SAO, Sistem Administrasi Optikal, adalah aplikasi berlandaskan basis data (database), yang ditujukan untuk mengelola data-data administrasi di suatu optikal. Output atau hasil kerja SAO ini berupa data-data yang telah diatur/ditata sedemikian rupa sehingga tersusun menjadi format informasi yang mudah dimengerti, serta berguna dalam manajerial optikal.

Baik dan tidaknya output data tersebut, tentunya juga sangat dipengaruhi oleh faktor input datanya. Karena SAO hanya berfungsi sebagai pengelola dan pengolah saja. Jika tidak ada kedisiplinan dalam peng-input-an data, maka SAO juga tidak akan dapat memberikan informasi yang benar. Garbage in, garbage out.

Salah satu fitur/kemampuan SAO adalah dapat menangani pencatatan penjualan. Data dari pencatatan penjualan ini, nantinya akan menjadi bahan olahan untuk dijadikan beberapa laporan penting, baik mengenai performansi usaha, arus kas masuk, arus keluar barang, dan lain-lain. Unsur-unsur utama yang harus terpenuhi untuk terlaksananya penjualan, tentunya adalah:

1. Ada barang/sesuatu yang dijual.
2. Ada pembelinya.

Jadi, untuk dapat menjual, tentunya harus diketahui/didefinisikan dulu apa yang akan dijual. Pada aplikasi SAO, pendefinisian/penentuan apa yang akan dijual tersebut ditampung dalam (sebut saja) tabel barang. Setiap “barang” dalam tabel tersebut tentu harus memiliki informasi yang spesifik, berbeda antara barang yang satu dengan barang yang lain. Unsur informasi yang mestinya dikandung dalam tiap definisi barang, antara lain:

• Kode barang, untuk memberi informasi unik (tidak ada yang menyamai) pada barang tersebut.
• Nama barang.
• Harga beli.
• Harga jual.
• Suplier, dari mana/siapa barang tersebut dibeli/didapatkan.
• Dan lain-lain…

Unsur informasi “Suplier”, tentunya juga mengandung beberapa informasi spesifik yang perlu dijabarkan menjadi beberapa unsur informasi lagi, misalnya: Nama Perusahaan/Toko, Alamat, No.Telp, Rek.Bank, Contact person, dll.

Dalam SAO, unsur-unsur informasi mengenai suplier ditampung dalam 1 tabel tersendiri, yaitu tabel suplier. Jadi, karena untuk dapat mencatat penjualan harus ada barang yang tercatat dalam tabel barang, dan untuk mencatat barang harus diketahui suplier-nya, yang tercatat dalam tabel suplier, maka pengguna SAO tentunya harus mengisi/mencatat dahulu data-data mengenai supliernya, ke dalam tabel suplier.

Mengenai bagaimana cara atau langkah-langkah dalam mengisikan data suplier ke dalam tabel suplier di SAO, bisa dibaca pada Panduan Penggunaan yang sudah disertakan dalam setiap paket penjualannya. Untuk berlatih, sebaiknya gunakan “saotrial” (SAO versi trial) yang juga sudah disertakan dalam paket penjualan SAO. Dalam saotrial tersebut, sudah ada contoh entry data yang dapat dijadikan acuan.